การจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพเป็นปัญหาสำคัญสำหรับธุรกิจและองค์กรที่จัดการกับเอกสารจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นการประมวลผลไฟล์กระดาษหรือบันทึกดิจิตอล, ความเสี่ยงของการไม่ตรงกัน, การสูญเสียไฟล์, หรือกระบวนการเรียกคืนที่ช้าอาจมีค่าใช้จ่ายสูง.

การใช้บาร์โค้ดสำหรับเอกสารเป็นโซลูชั่นที่มีประสิทธิภาพซึ่งให้วิธีง่ายๆในการจัดระเบียบและติดตามเอกสารเพื่อความสะดวกในการเข้าถึงปรับปรุงความแม่นยำและลดข้อผิดพลาด

ประเภทบาร์โค้ดของเอกสาร

การเลือกประเภทบาร์โค้ดที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญเมื่อใช้ระบบบาร์โค้ดสำหรับเอกสาร บาร์โค้ดที่แตกต่างกันมีการจัดเก็บข้อมูลและฟังก์ชั่นที่แตกต่างกันการเลือกบาร์โค้ดที่เหมาะสมจะขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ

นี่คือประเภทบาร์โค้ดหลักสำหรับการจัดการเอกสาร:

บาร์โค้ด 1D (บาร์โค้ดเชิงเส้น)

เหล่านี้เป็นรูปแบบบาร์โค้ดที่ง่ายที่สุดและได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวาง บาร์โค้ด 1D ประกอบด้วยเส้นขนานที่มีความกว้างแตกต่างกันซึ่งแสดงข้อมูลตัวเลข

แม้ว่าบาร์โค้ด 1D สามารถเก็บข้อมูลได้จำกัด แต่ก็เหมาะสำหรับการติดตามเอกสารขั้นพื้นฐานซึ่งแต่ละเอกสารจะเชื่อมโยงกับตัวระบุหรือหมายเลขอ้างอิงที่ไม่ซ้ำกัน

รูปแบบทั่วไป ได้แก่ รหัส 39 และรหัส 128

2. บาร์โค้ด 2D

แตกต่างจากบาร์โค้ด 1D บาร์โค้ด 2D เข้ารหัสข้อมูลในแนวตั้งและแนวนอนทำให้สามารถเก็บข้อมูลได้มากขึ้น บาร์โค้ดเหล่านี้เหมาะสำหรับการจัดการเอกสารดิจิทัลหรือสถานการณ์ที่จำเป็นต้องเข้ารหัสข้อมูลเมตาอื่น ๆ เช่นคำอธิบายเอกสารหรือ URL

บาร์โค้ด 2D ยอดนิยม ได้แก่: รหัส QR และ PDF417

การใช้งานจริงของบาร์โค้ดเอกสาร

บาร์โค้ดมีบทบาทสำคัญในการช่วยให้องค์กรสามารถจัดการเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพิ่มความแม่นยำและลดเวลาในการค้นหาไฟล์

นี่คือตัวอย่างเฉพาะของวิธีการใช้บาร์โค้ดในการจัดการเอกสารในอุตสาหกรรมต่างๆ:

1. การดูแลสุขภาพ

ในด้านการดูแลสุขภาพ การได้รับบันทึกผู้ป่วย ผลการตรวจทางห้องปฏิบัติการ และใบสั่งยาที่ถูกต้องและรวดเร็วเป็นสิ่งสำคัญ บาร์โค้ดมีการใช้กันอย่างแพร่หลายในการทำเครื่องหมายประวัติผู้ป่วยเวชระเบียนและบรรจุภัณฑ์ยา

ด้วยการสแกนบาร์โค้ด ทำให้บุคลากรทางการแพทย์สามารถเข้าถึงประวัติการรักษาของผู้ป่วยได้ทันที ลดความผิดพลาด และมั่นใจได้ว่าจะสามารถเรียกคืนไฟล์ที่ถูกต้องได้ทุกครั้ง

โรงพยาบาลใช้ระบบบาร์โค้ดติดตามประวัติผู้ป่วย ไฟล์ของผู้ป่วยแต่ละรายจะได้รับบาร์โค้ดที่ไม่ซ้ำกันซึ่งจะสแกนทุกครั้งที่เข้าถึงอัปเดตหรือส่งบันทึก เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลผู้ป่วยจะไม่ผิดพลาดและยังคงสามารถเข้าถึงได้โดยผู้มีอำนาจเมื่อจำเป็น

2. อุตสาหกรรมกฎหมาย

สำนักงานกฎหมายจัดการเอกสารทางกฎหมายจำนวนมากตั้งแต่สัญญาและการบรรยายสรุปไปจนถึงเอกสารศาล การใส่เอกสารที่ผิดอาจทําให้เกิดความล่าช้าและแม้กระทั่งผลทางกฎหมาย

เพื่อป้องกันปัญหานี้ บริษัทกฎหมายหลายแห่งใช้บาร์โค้ดของเอกสารเพื่อทําเครื่องหมายตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันสําหรับเอกสารคดีแต่ละฉบับ ทำให้ง่ายต่อการติดตามตำแหน่งที่เก็บเอกสารและเรียกคืนเอกสารได้อย่างรวดเร็วเมื่อจำเป็น

สำนักงานกฎหมายขนาดใหญ่ทำเครื่องหมายแฟ้มคดีของลูกค้าแต่ละรายด้วยรหัส 128 บาร์โค้ด เมื่อใดก็ตามที่ไฟล์ถูกย้ายหรือเข้าถึงบาร์โค้ดจะถูกสแกนและบันทึกเพื่อให้ทนายความและเจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนสามารถค้นหาไฟล์ได้ทันที

นอกจากนี้การสแกนบาร์โค้ดจะเชื่อมโยงไฟล์ทางกายภาพกับเวอร์ชันดิจิตอลที่เก็บไว้ในระบบการจัดการไฟล์ของบริษัท

3. บริการทางการเงิน

ธนาคารและสถาบันการเงินมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการบันทึกที่ละเอียดอ่อนและจำนวนมากเช่นสัญญาเงินกู้สัญญาและประวัติทางการเงินของลูกค้า

ด้วยบาร์โค้ดหน่วยงานเหล่านี้สามารถทําเครื่องหมายเอกสารแต่ละฉบับด้วยหมายเลขอ้างอิงที่ไม่ซ้ำกันเพื่อให้แน่ใจว่าการติดตามและเรียกคืนความถูกต้องตามมาตรฐานการกํากับดูแล

ธนาคารแห่งหนึ่งใช้บาร์โค้ด PDF417 เพื่อทำเครื่องหมายสัญญาการจำนองและบันทึกของลูกค้า บาร์โค้ดจะถูกสแกนและบันทึกไว้ในระบบการจัดการเอกสารที่ปลอดภัยทุกครั้งที่มีการอัปเดตหรือโอนเอกสารระหว่างหน่วยงาน เพื่อให้มั่นใจได้ว่ามีการติดตามการตรวจสอบที่ชัดเจนและลดความเสี่ยงของการสูญหายหรือความผิดพลาดของไฟล์

4. การศึกษา

สถาบันการศึกษามักจะจัดการบันทึกของนักเรียนผลการเรียนไฟล์การบริหารและกระดาษทดสอบ การประมวลผลบาร์โค้ดของเอกสารเหล่านี้ทำให้ง่ายต่อการติดตามเอกสารของนักเรียนในหลายแผนกหรือสถานที่ตั้งของร้านค้าเพิ่มประสิทธิภาพในการเก็บบันทึก

มหาวิทยาลัยแห่งหนึ่งใช้คิวอาร์โค้ดในการจัดการใบเกรดนักศึกษา ใบรับรองผลการเรียนของนักเรียนแต่ละคนจะถูกทําเครื่องหมายด้วย QR Code ซึ่งเชื่อมโยงกับเวอร์ชันดิจิทัลที่ปลอดภัยของไฟล์ เจ้าหน้าที่สามารถสแกนโค้ดเพื่อเรียกเอกสารได้ทันทีโดยไม่ต้องค้นหาไฟล์ทางกายภาพ

5. ค้าปลีกและการผลิต

ในอุตสาหกรรมการค้าปลีกและการผลิตบาร์โค้ดไม่เพียง แต่สำหรับการติดตามผลิตภัณฑ์เท่านั้น แต่ยังใช้ในการจัดการเอกสารการดำเนินงานต่างๆเช่นใบแจ้งหนี้การบันทึกการขนส่งและการบันทึกสินค้าคงคลัง

ด้วยการรวมบาร์โค้ดเข้ากับกระบวนการจัดการเอกสาร บริษัทสามารถลดขั้นตอนการทำงานและลดข้อผิดพลาดด้านเอกสารได้

ผู้ค้าปลีกรายใหญ่ใช้บาร์โค้ด 128 เพื่อติดตามใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้แต่ละใบมีบาร์โค้ดและสแกนทุกขั้นตอนระหว่างการอนุมัติและการชำระเงิน ซึ่งจะช่วยให้ทีมการเงินสามารถตรวจสอบสถานะของใบแจ้งหนี้แต่ละรายการ ลดความล่าช้า และมั่นใจในความถูกต้อง

วิธีการสร้างบาร์โค้ดสำหรับเอกสาร?

1. เลือกประเภทบาร์โค้ด: เลือกบาร์โค้ด 1D สำหรับการติดตามแบบง่ายหรือเลือกบาร์โค้ด 2D เช่นรหัส QR เพื่อรับข้อมูลรายละเอียดเพิ่มเติม

2. ใช้เครื่องกำเนิดไฟฟ้าบาร์โค้ด: ไปที่เครื่องมือสร้างบาร์โค้ดออนไลน์ป้อนข้อมูลเอกสารที่จำเป็นแล้วเลือกรูปแบบบาร์โค้ดที่ต้องการ

3. ดาวน์โหลดและใช้: ดาวน์โหลดบาร์โค้ดพิมพ์เป็นไฟล์ทางกายภาพหรือฝังไฟล์ดิจิตอล

โดยสรุปแล้วการใช้บาร์โค้ดกับเอกสารเป็นวิธีการปฏิบัติและมีประสิทธิภาพในการปรับปรุงการจัดระเบียบความถูกต้องและการเข้าถึงไฟล์ทางกายภาพและดิจิตอล

หากคุณต้องการติดตั้งระบบบาร์โค้ดสำหรับเอกสารของคุณเริ่มต้นด้วยการใช้เครื่องสร้างบาร์โค้ด